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江西理工大学档案管理办法
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第一章

第一条 为加强我校档案的收集和整理,提高档案工作管理水平,有效地保护和利用档案,更好地为教学、科研、管理、全校师生员工及社会服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《江西省档案管理条例》、《高等学校档案工作规范》等政策法规,制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指我校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条 档案工作是学校重要的基础工作之一,是衡量学校教育质量和管理水平的重要依据和标志。我校各级组织和各个部门的工作人员都有保护和依法移交档案的义务。

第四条 学校把档案工作列入全校工作规划和计划,在制度建设、人员编制、岗位设置、经费预算、办公条件、库房、设备各方面给予档案工作必要的支持和保证。

第五条 学校实行部门归档制度。各部门的档案工作要按照《高等学校档案工作规范》做到“三纳入”、“四同步”,即:把档案工作纳入各部门工作计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作;把档案工作作为考核管理干部的内容之一。

第六条 各专、兼职档案员要努力学习专业知识,不断提高业务水平。开展档案研究,采用先进技术大力开发档案信息资源,改善服务态度,创新服务方式,提高服务质量,努力为教学、科研、党政管理、全校师生员工及社会服务。学校在专、兼职档案员的学习、晋升、评奖上,应按政策给予必要的条件和机会,鼓励他们做好档案工作。

第二章 领导体制、机构设置及职责

第七条 我校档案工作受上级教育行政管理部门和档案主管部门的领导,接受他们的业务和执法指导、监督和检查。

第八条 为加强我校档案工作的管理,在校党委、校行政的领导下,档案工作由一名校领导分管;成立江西理工大学档案工作管理委员会,负责领导、协调全校档案工作,决定学校有关档案工作的重大事项,受理、处理档案工作中违法、违纪、奖励等事项,对档案工作实行全面监督。

第九条 设置档案馆。档案馆既是学校档案工作的行政管理职能部门,又是永久保存和提供利用档案信息资源的服务实体。

档案馆的基本任务是:

1.认真贯彻执行国家关于档案工作的政策、法令、法规;

2.负责规划、协调全校档案工作,对各部门档案工作进行监督、指导和检查。

3.草拟全校档案工作的规章制度,经校长办公会或校档案工作管理委员会讨论通过后执行,并监督、指导、检查执行情况;

4.负责本校档案和相关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

5.严格执行保密制度,做好档案密级划控和守密、解密工作;

6.参加全校信息工作的整体化建设,努力实现档案管理、利用的现代化。编制检索工具,开展档案的编研工作,积极研究开发档案信息资源;

7.开展档案理论和档案业务的研究,积极参加档案界的学术研究和交流活动;

8.组织全校专、兼职档案人员的业务学习与培训,负责指导专、兼职档案人员的工作;

9.开展档案政策、法规的宣传教育活动,做好档案开放和利用工作,主动为学校各项工作服务,为师生员工和社会服务;

10.围绕学校中心工作,完成学校安排的其他任务。

第十条 建立全校档案工作管理网络。学校各部门都必须有一名负责人分管本部门的档案工作,至少配备一名专(兼)职档案员,负责本部门档案的收集、整理、归档和移交工作。

第十一条 档案工作人员(包括专职人员和以做档案工作为主的兼职档案员)属档案专业技术人员,学校按照国家的有关规定对专业技术人员进行专业技术职务的评定和聘任。

第三章 经费、库房与设施

第十二条 档案工作经费列入学校事业费预算并单独立项。

第十三条 档案馆应具备符合永久保存档案的库房条件,配备必要的装具、设施,确保档案的完整与安全。

第十四条 积极采用先进技术,购置必要的办公设备,保证档案数据库建设和信息化所需。

第四章 档案的收集、征集和归档

第十五条 档案是学校历史的真实记录,是学校的宝贵财产。由于它的原始性和唯一性,决定了档案是任何资料都不可代替的。各部门都必须依法归档,任何部门或个人不得拒绝归档,更不得将档案材料据为己有。

第十六条 各部门每项重要活动都要有完整、准确、系统的材料归档保存。

第十七条 集体所有的和个人所有的对国家或社会具有保存价值的或者应当保密的、涉及学校的散存档案,档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的,学校可通过征集、代管、捐赠等形式进行管理,严禁倒卖牟利,严禁私自卖给外国人。个人向学校捐赠档案的,学校给予表彰奖励。

第十八条 凡公务活动中形成的应该归档保存的各种载体、形式的材料,各部门均应按照各种门类档案实施细则,对本部门材料进行系统的整理和归档,并在规定时间内向档案馆移交。领导干部和教职员工因工作变动必须交清相关公务档案,方可办理调任或调动手续。

第十九条 学校各单位对重大科研成果、产品试剂、基建工程、大型精密仪器设备等进行验收、鉴定时应有档案人员参加,有关业务主管部门应会同档案馆对归档的文件材料加以审查。凡没有完整、准确、系统的文件材料不能归档,有关职能部门不予验收,不予上报成果,不予经费结算。

第二十条 学校档案收集的范围是《高等学校档案工作规范》规定应归档的党群、行政、教学、科研、产品生产和科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十大类文件材料以及反映学校工作和活动的有保存价值的声像材料等 (各类档案的归档范围及办法另定)。

第二十一条 归档时间:党政部门和能按年度归档的部门在次年6月底以前归档,教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档,科研、基建项目和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后,两个月内归档。财会档案的归档时间按有关文件执行。

第二十二条 移交档案应填写移交目录,办理交接签字手续。移交目录一式两份,移交、接收双方各执一份。

第五章 档案管理

第二十三条 档案馆负责对已经归档的档案进行分类、编号、排列、上架及保管。

第二十四条 对保管期限已满、已经失去保存价值的档案,档案馆应与有关部门共同协商,组织鉴定、造册,报请校领导批准后予以销毁。未经鉴定和批准,任何人不得销毁档案。

第二十五条 档案馆应严格按照《江西理工大学档案库房管理规则》对档案库房进行科学管理,发现问题或隐患应及时向分管校领导报告,并采取有效措施处理。

第二十六条 档案馆应加强档案保护技术的研究和改进,对已破损或字迹褪色的档案以及可能遭受损失的其他载体的档案,如录音、录像、照片、实物等,要及时采取有效措施和现代化技术进行修复、复制,以便妥善保管。

第二十七条 档案工作人员必须自觉贯彻执行国家保密法规,保守国家秘密,保护知识产权,维护有关单位或个人的合法权益。

第六章 档案的利用与开放

第二十八条 我校档案按照国家的有关法令法规和学校实际情况逐步向全校和社会开放。

第二十九条 档案馆要积极开展各种形式的档案信息咨询服务和宣传,编制提供开放档案目录和档案指南等检索工具,充分开发利用档案信息资源。

第三十条 档案的利用按照《江西理工大学档案借阅办法》规定提供服务,档案馆应严格审查借阅资格,并办理借阅手续。

第三十一条 档案馆设阅档室,供阅档人使用;编制、提供开放档案的目录、全宗介绍等,建立人工和计算机检索、查阅系统。

第三十二条 档案原则上不借出馆外。个别特殊需要借出的,必须报经馆长或分管校领导批准,并每件缴纳300元以上的保证金(用后按时交回,经验收无损坏者全数退回保证金),严格办理借用手续;对借出档案,档案馆要定期催还,发现损坏、丢失、涂改等情况,应及时根据不同情况,写出书面报告,报校档案工作管理委员会进行处理,直到追究法律责任。

第三十三条 对于重要、保密珍贵档案和资料,一般不提供原件使用。如特殊需要,须经馆长或分管校领导批准。

第三十四条 查阅、摘录、复制未开放的档案,须经档案馆馆长同意;查阅、摘录、复制未公开的技术秘密,须经科研主管部门负责人和档案形成部门负责人或责任人同意;重大问题须经校领导审查批准方可查阅。

第三十五条 档案馆出版和公布档案,须按国家相关标准进行鉴定,符合国家保密法规要求,并报请校领导批准。

第三十六条 利用人要求复制档案,应由档案馆负责复制,并按规定收取复制和档案保护费。

第三十七条 属下列情况之一者,不得开放档案:

1.涉及党和国家秘密、限制开放的;

2.涉及专利或技术秘密的;

3.涉及个人隐私的;

4.档案形成部门提出,并经审定限制利用的。

第七章 考核、奖励与处罚

第三十八条 学校建立档案工作检查评比制度,对在档案工作中做出突出成绩的领导和专兼职档案人员,给予表彰和奖励。

第三十九条 对于在检查中发现的违规行为和违反《中华人民共和国档案法》有关条款的,学校将对直接负责的主管人员或其他责任人依法给予行政处罚;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第八章

第四十条 本办法由校档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自公布之日起实行。我校原制定的一切有关档案管理的办法、规定,凡与本办法相抵触的,应及时修订或废止,按本办法执行。


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