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江西理工大学档案实体分类办法
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  为实现我校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化,根据国家教委《高等学校档案实体分类法》,结合我校的实际情况,制定本分类办法。
  一、档案实体分类及标识符号
  ()一级类目与标识
  一级类目是我校档案实体分类的最高层位。根据档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质,确定为十个一级类目。一级类目的标识,采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母。其名称、标识如下所示:

一级类目名称

标识

一级类目名称

标识

党群

DQ

基建

JJ

行政

XZ

仪器设备

SB

教学

JX

出版

CB

科研

KY

外事

WS

产品生产与科技开发

CP

财会

CK

  ()二级类目的设置与标识
  二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质来进行设置的。二级类目的标识,采用“双位数字制”,如“综合”为“11”,其余二级类目的依次层累为12、13……99,但10、20……等带“0”的数字不用。
  二级类目代号如下:
  1.党群(DQ)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

党务综合

15

统战

12

纪检、监察

16

工会

13

组织

17

团委

14

宣传

 

 

  2.行政(XZ)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

行政综合

15

总务

12

人事

16

档案、图书

13

审计、监察

17

产业

14

武装、保卫

18

退休工作

  3.教学(JX)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

教学综合

16

学位工作

12

学科实验室建设

17

毕业生工作

13

招生工作

18

教材

14

学籍管理

19

高职与成人教育

15

课堂教学与教学实践

21

普教(中小学教育)

  4.科学研究(KY)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

12

科研课题

  5.基建(JJ)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

12

按单项工程设置类目

  6.仪器设备(SB)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

13

国产

12

国外购进

 

 

  7.产品生产与科技开发(CP)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

13

校产业集团

12

科技开发总公司

 

 

  8.出版物(CB)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

14

书稿

12

报纸

15

音像

13

刊物

 

 

  9.外事(WS)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

14

国际合作与会议

12

出国

15

外国留学生工作

13

来校

 

 

  lO.财会(CK)二级类目代号

代号

二级类目

代号

二级类目

11

综合

14

会计凭证

12

会计报表

15

工资清册

13

会计帐簿

 

 

  ()关于档案实体分类的几点说明
  1.制定本办法的目的是为了使我校档案类目设置有相对的稳定性,在较长时期内不随意改变。
  2.各级类目的设置不是封闭式的,而是一种开放型的设置。随着学校事业的发展和要求,现有类目不能满足要求时,它可以添加一、二级类目,满足了档案实体分类的长期相对稳定性的要求。
  3.为保证我馆档案实体分类及标识的规范化,各门类档案类目的调整、增添,须经馆领导批准。
  二、档号的编制
  ()档号模式
  l.按卷归档档案的档号模式
  对于按卷归档的档案,其档号采用“年度-分类号-案卷号”的模式。
  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
  分类号:一般由一、二级类目代号组成,少数扩展到三级类目者,应包括三级类目代号。
  案卷号:由两位阿拉伯数字组成,同一类档案按排列顺序从“01”开始依次编号,最大为“99”。
  如:1994年内容是党委组织工作的第5卷的档案,可标识为:
      1994-DQ13-05
  2.按件归档档案的档号模式
  对于按件归档的档案,其档号的采用“年度-分类号”的模式。
  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978。
  分类号:一般由一、二级类目代号组成,少数扩展到三级类目者,应包括三级类目代号。
  如:2005年内容是党委组织工作的档案文件,可标识为:
      1994-DQ13
  ()声像载体档案档号的编制
  从我校声像载体档案归档的内容看,基本不超过十个一级类目的范围,故暂不将它与十个一级类目并列。但由于载体和幅面尺寸(类型)不同,保管要求不同,拟作特殊处理:按载体类型分别单独编号排架,同时注明与相应载体档案的参照号。
  声像档案的档号采用“年度-声像档案代号-载体代号-小类代号-保管单位号”的模式。
  年度:声像档案的形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1995。
  载体代号:载体代号按声像档案的载体种类进行编号,如下表所示:

载体种类

载体代号

载体种类

载体代号

照片

12

磁盘

16

录音带

13

影视胶片

17

录像带

14

缩微胶片

18

幻灯片

15

光盘

19

  小类代号:小类代号是根据声像档案的主要内容进行分类编号,如下表所示:

主要内容

小类代号

主要内容

小类代号

上级领导来校视察和知名人士来校活动

01

科研

06

党、政、群重大活动

02

国内外交流活动

07

校内名人照片

03

学校的教学、科研、生产设备

08

历届毕业生名人照片

04

校园建设和职工福利事业

09

教学

05

其它

10

  保管单位号:依载体代号+小类号流水,计数单位可以是卷、册、盒,也可以是张、件。
  三、档案实体的排架
  档案按档号的顺序装盒排架,排架方式按一级类目划分,各自自成体系分别排架。


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