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江西理工大学电子文件归档管理暂行办法
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第一章  总

第一条 为了适应江西理工大学信息化建设和自动化网络办公的需要,规范我校电子文件的归档管理工作,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、中华人民共和国国家标准《电子文件归档与管理规范》等有关法规制定本办法。

第二条 本办法所称电子文件:是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机数字设备阅读、处理,并可在通信网络上传送的文件;归档电子文件:是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。

第三条 电子文件的归档范围、归档鉴定按照学校纸质文件的归档管理办法执行,归档电子文件的档号编制按照《江西理工大学档案分类编号方案(试行)》编写。

第四条 归档电子文件必须保证其真实性、完整性和有效性,确保电子文档的安全和信息可用性。归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。

第二章  管理体制和职责

第五条 根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,在原有档案管理工作网络的基础上,分管领导应该加强电子文件的管理和归档工作,各归档部门要配备一至二名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的专兼职电子文件管理员,负责本单位形成的电子文件的收集和向档案馆移交的工作。

第六条 各归档部门从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施,对其实施同步管理并纳入部门的工作内容。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作,由承办(业务)部门负责,要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责。

第七条 对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作,由校档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度,对电子文件的收集、鉴定、归档及电子档案的保管、利用实行全过程管理。

第八条 档案馆要设置电子档案管理部门,配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案;同时配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统,保证归档电子文件的有效识读和数据管理。全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能,利用归档的电子文件,积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章  电子文件的收集

第九条 各单位在主要职能活动中产生的电子文件,凡是属于归档范围和有查考利用价值的均应收集归档。

第十条 电子文件的类型:

(一)电子文件稿本

电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。

(1)定稿电子文件:在学校自动化网络办公系统中使用电子文件流程形成的电子文件,最后修改稿即为定稿电子文件,系统将自动记录草稿和修改情况;用计算机文档处理系统起草文件时形成的最后一稿电子文件,记录了文件的最后修改结果,收集时需落实必要的签字手续,明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时,每一稿应以不同标识加以区别。

(2)正式电子文件:将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕,能行使其文件的职能,其标识应以正式文件文号注明。正式电子文件必须进行禁止写操作的技术处理,文本文件用PDF格式存储,以确保其真实性和有效性。

(二)电子文件信息类型

电子文件类型包括文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件等。

对于用专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件,如不能转换,则应连同专用软件一并归档。

第四章  电子文件的归档和移交

第十一条 电子文件归档范围

江西理工大学电子文件的归档范围按照本校制定的各归档部门纸质文件归档范围执行。此外,还包括有重要参考利用价值的数据库文件和相关软件、多媒体课件、超媒体链接文件(WEB网页)、数字化的影像文件、声音文件、CAD图形文件等。

第十二条 电子文件归档

电子文件的归档可采取两种方式进行,一是有条件的部门用学校“文档一体化”系统进行逻辑归档;二是在系统以外形成的电子文件利用安全、有效的介质定期进行物理归档。但是,按照国家现行法规,所有归档电子文件在向档案管理人员和档案管理部门归档的同时必须对应的归一套纸质文件。

一、 逻辑归档的要求:

(一) 电子文件归档操作由各归档部门电子文件管理员完成。

(二) 网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上,服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。

(三) 归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的背景信息及元数据。

(四)办理完毕的电子文件实行随办随归,最迟不能超过4周。

二、 物理归档的要求:

(一)电子文件管理员应根据学校制定的归档范围和电子文档档号编制办法,在电子文件产生时就要对应归档电子文件进行标识(文件题名、形成日期、编号等)。

(二)各归档部门办理完毕的电子文件进行禁止写操作后,在纸质文件归档的同时拷贝到磁盘或光盘上,文件数据还应填写电子文件目录。载体上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及磁盘编号等,如要保密还要标明密级。

(三)特殊格式的电子文件(非通用格式),归档时应在存储载体上同时备份相应查看软件。对用数据库管理系统生成的数据库文件,数据库结构字段名为非汉字结构的,归档时应附数据库结构说明书,标明每个字段的汉字名称;如记录内容用代码表示的应全部转换为汉字表示,以确保数据库信息的可利用性。

(四)电子文件承办人在向本单位档案管理员归档时,应填写《归档电子文件登记表》,与盘片一同交给档案管理员归档,本单位的电子文件管理员统一向档案馆移交。

第十三条 电子文件的鉴定

电子文件的鉴定工作,包括对电子文件真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、划定保管期限等。各单位电子文件管理员对归档的电子文件进行文件真实性、完整性、有效性检验。

档案馆对接收归档的电子文件要对应归档的每套载体及其技术环境进行检验和鉴定。检验鉴定项目如下:

1.物理归档的电子文件载体有无划痕,是否完好;

2.逻辑归档的电子文件是否进行了禁止写操作处理、归档鉴定是否准确,档案编号是否规范;

3.检查归档电子文件是否带有病毒,并核实其真实性、完整性、有效性检验及审核手续;

4.核实登记表、软件、说明资料等是否齐全;

5.对特殊格式的电子文件,应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

物理归档的电子文件经检验合格的分别由移交单位和接收单位填写《江西理工大学归档电子文件登记表》,双方签字盖章。登记表一式两份,一份由电子文件形成单位自己保管,一份交校档案馆保存。

第五章  电子档案的保管、利用和统计

第十四条  归档电子文件移交到档案馆后,档案馆要及时对其进行备份,日常动态归档文件使用磁带机备份,对分类数据库实行光盘库备份和脱机存储,必要时将备份光盘异地保存。

第十五条  档案馆对接收入库的电子档案要定期进行检查,发现问题及时采取恢复措施。

第十六条 保管的归档电子文件要采用专门的保护技术手段和保护设备。归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中,并注意温度和湿度控制,防止强磁场干扰。

第十七条 电子文件的保管期限参照国家、教育部和本校制定的纸质文件材料保管期限的有关规定执行。销毁超过保管期限的电子档案时要严格审核,编制销毁清册,经学校有关领导批准后方可销毁。

第十八条 档案馆要积极开展归档电子文件的编研、开发和提供利用。档案馆电子文档管理员要会同各归档部门计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。但是,利用电子文件只能通过数据库服务器提取相关数据,不能通过办公网络直接链接数据库服务器查询档案信息,也不能使用备份介质直接提供利用。

第十九条 档案馆应及时按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第二十条 本办法由档案馆负责解释。

第二十一条 本办法从发布之日起施行。


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