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江西理工大学学生档案管理办法
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第一章 总则

第一条 为了贯彻落实教育部《普通高等学校档案管理办法》,做好我校学生档案管理工作,促使我校学生档案管理工作规范化、制度化,根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》《江西省档案管理条例》等法律、法规,结合我校实际,特制定本办法。

第二条 学生档案是学生在校期间形成的,反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的个人档案材料。学生档案是学校考察、录取、培养、教育学生过程中形成的第一手资料,是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。

第三条 学生档案管理工作是高校档案工作的重要组成部分。我校学生档案实行档案馆集中统一管理的体制,以确保学生档案的完整、准确、系统、安全。

第二章 管理职责

第四条 档案馆配备专职人员负责学生档案管理工作。

第五条 档案馆学生档案管理工作职责:

(一)接收、鉴别和整理学生档案材料;

(二)办理学生档案的查阅、借阅;

(三)办理学生档案的转递,为有关部门提供学生情况;

(四)做好学生档案的安全、保密、保管工作;

(五)制定和完善学生档案管理规章制度,做好学生档案分析统计工作;

(六)办理其它有关学生档案事项。

第六条 学工部、招生就业处、教务处、组织部、团委等有关职能部门和各学院是学生档案材料的形成部门。上述各有关职能部门和学院应确定1名领导为学生档案分管领导,确定至少1名学生档案兼职管理人员负责本单位学生档案材料的收集、整理和归档工作。

第三章 归档范围

第七条 归档的学生档案,必须真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关情况,对部门及个人当前和长远具有参考价值和凭证作用。

第八条 本科生档案的归档范围:

(一)中学阶段材料:高中毕业生登记表、高中学籍材料、高考报考材料、体检表;

(二)大学阶段材料:大学录取通知书、新生入学登记表、学生综合素质测评表、学生先进事迹登记表、高等学校毕业生登记表、体格检查表、学习成绩登记表、毕业生就业报到通知书;

(三)加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料;

(四)奖励材料:学生在校期间因表现突出获得的校级及校级以上奖励材料,包括三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀团干、优秀毕业生、专项奖学金等;

(五)处分材料:包括个人检查、调查报告、校级处分决定或免于、撤消处分的意见等;

(六)学籍异动材料(休学、复学、退学、转学、参军、出国、延长学习年限等);

(七)有工作经历的个人人事档案材料;

(八)其它材料。

第九条 研究生档案材料归档范围:

(一)考取研究生前个人档案材料;

(二)研究生入学登记表;

(三)研究生毕业登记表;

(四)硕士学位申请表;

(五)学历证书证明副本;

(六)学位证书证明副本;

(七)毕业生离校体检表;

(八)在学期间获奖材料;

(九)在学期间受处分材料;

(十)研究生就业报到证;

(十一)其它材料。

第四章 收集与管理

第十条 各有关职能部门和学院要做好学生在校期间形成的档案材料的收集整理工作,在材料形成的学年末,移交档案馆。毕业生的档案材料应在每年毕业生派遣后10个工作日内向档案馆归档完毕。归档材料交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。

第十一条 学生档案管理人员要认真鉴别收集的材料,属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚,并经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档的材料,经过鉴别,可视情况分别处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。

第十二条 学生档案材料应用激光打印机打印或用碳素墨水、中性笔书写,不能用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写或喷墨打印机打印。

第十三条 学生档案信息记载要准确、规范。身份证、毕业证、学位证、毕业生就业报到通知书、学籍卡的姓名应一致,各种表格上的姓名、出生年月应一致。反映相貌特征的照片要求是近照;反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的文字材料要真实清楚。

第十四条 归档材料不符合归档要求,档案馆有权退回,由送交单位按要求重新组织整理。

第十五条 本科新生档案,由各学院老师于新生报到时接收,并在档案袋上注明专业、班级、学号,汇总后移交档案馆。档案交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。硕士研究生入学档案由研究生院统一接收、汇总、整理后,移交档案馆。档案交接时,交接双方经办人经核对无误后履行签字手续。

第十六条 预备党员和入党积极分子材料由各学院负责保管,待转正后或学生毕业时将学生党员材料移交档案馆。

第十七条 在新生开学3个月内,新生学籍发生变更时,招生就业处应在5个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。此后,学生学籍发生变更,教务处应在20个工作日内将学生学籍变更通知送交档案馆。

第十八条 因病休学学生、参军入伍学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。复学后,由教务处通知档案馆将其档案按所在班级重新归入在校生档案。

第十九条 退学的学生档案,按其有关规定将其档案转给相关的人事部门保管。

第二十条 学生在受刑事处分和劳动教养期间,其档案由档案馆保管,刑满释放、解除劳教或重新就业的,档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。

第二十一条 学生出国不归、失踪、死亡,其档案仍由档案馆保管。

第五章 保管与保护

第二十二条 档案馆应遵循安全保密和便于查找的原则,对学生档案进行严密、科学地保管。

(一)学生档案配备专用的库房,有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等安全设施,并定期检查。

(二)保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度。

(三)建立学生档案登记和统计制度,每年核对一次,发现问题及时解决。

第六章 档案利用

第二十三条 因工作需要查阅学生档案,须遵守下列规定:

(一)校领导、与学生管理有关的职能部门负责人或具体经办人、各院系党政主要负责人和分管学生工作的党政负责人、辅导员(仅限所在学院范围),校外单位人事部门政审人员(携带单位出具的介绍信)可查阅学生档案;其他人员未经批准,不得查阅学生档案。

(二)本科生、研究生档案一般不外借,必须外借时,须说明理由,并经各学院学生工作负责人及档案馆领导签字批准后,方可出馆;

(三)学生个人不能查阅自己的全部档案材料;

(四)查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定,严禁涂改、抽取、撤换档案材料,若出现此类情况按学校有关规定处理;

(五)所有档案查阅人必须按规定履行查阅登记手续,并注明查阅事由。

第七章 档案转递

第二十四条 学生毕业后,档案馆按机要件的转递规定,依据招生就业处提供的信息,将毕业生档案及时寄送到有档案保保管权限的相关单位或档案管理部门。

第二十五条 考取外校或外单位研究生的学生,如果录取学校或单位要求提前调档,档案馆应将现有档案材料先提供给录取学校,其它应进档案大学阶段材料可在统一转递毕业生档案时再由档案馆转出。考取本校研究生的学生名单由研究生院通知招生就业处和档案馆。

第二十六条 严格执行学生档案转递制度,避免产生档案丢失情况,转递学生档案时应遵守下列规定:

(一)学生档案应通过机要投递或派专人递送,原则上不得由学生本人自带。如确需自带的,应填写档案自带申请书,经档案馆领导签字同意后方可自行带走。

(二)转出的档案必须完整、齐全,按规定经过认真的整理并密封盖骑缝章。

第二十七条 在校生退学凭离校通知和本人身份证,进行提档;在校生转学须持本人身份证、经相关部门加盖公章及负责人签字后的高等学校学生转学申请(确认)表及离校通知,进行提档;延期毕业,取得毕业资格并签订就业协议的学生,须持报到证(派遣证)、本人身份证提取个人档案;由于特殊情况,部分取得毕业资格但未签订就业协议的学生须持单位调档函及本人身份证提取档案。往届遗留学生档案,须持招生就业处提档通知、离校通知或毕(结)业证书、本人身份证提取个人档案。

第八章 考核、奖励与处罚

第二十八条 建立档案管理工作检查、考核和评估制度,明确岗位职责。

第二十九条 对于利用学生档案材料营私舞弊的,应视其情节轻重,予以严肃处理;对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的,要依法处理。

第九章 附则

第三十条 本办法由江西理工大学档案馆负责解释。

第三十一条 本办法自发布之日起实施


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