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高校办公室“两会”服务工作
发布时间:2012年11月6日        人气指数: 1586
 

《中华人民共和国高等教育法》规定:“国家举办的高等学校实行中国共产党高等学校基层委员会领导下的校长负责制”。“党委领导”和“校长负责”是我国现代大学制度构建的重要内容,党委常委会、校长办公会(以下称“两会”)是实现党委领导和校长负责的重要载体,是我国高校实现内部科学、有效、民主管理的重要形式。一般各高校的“两会”每周各召开一次,参会者主体是学校的校级领导、党委常委,列席者一般有校长助理、办公室主任、组织部长、宣传部长、纪检委办公室主任等。会议审议的内容一般是重要人事任免、大额资金、重大事项决策等“三重一大”事项,以及学校发展规划、各项管理规章制度、重要工作部署等。

从“两会”的参会人员及审议的主要事项可以看出,“两会”在高校管理中有着重要的作用。而做好“两会”的组织、服务和决议决策的督促办理是高校办公室的一项重要职责。

一、抓好议题是关键:科学有效地做好会前工作

会议议题是指会议所讨论的内容、中心、主题。内容充实、条件成熟的议题是开好“两会”的关键因素。做好“两会”会前服务工作的关键在于抓好议题,抓好议题的关键在于以下几个方面:

一是及时征集议题。一般情况下,高校“两会”每周各召开一次。召开前,拟议的议题要确定并留出充足时间来完善议题材料。由此要明确议题报送的截止时间,一般以会议召开前第3-4 天开始报送或征集,原则上开会前一个工作日停止报送,以便安排工作、准备材料。除紧急、特殊情况外,一般不临时增加议题,确需临时的,要征得会议主持人——即党委书记或校长的同意。

二是科学确定议题。高校事务涉及方方面面,不可能所有的事项都要在“两会”上讨论,而是要遵循“必要”“必须”和“成熟”的原则。党委办公室、校长办公室(以下简称“两办”)对此要心中有数。必要:拟提交的议题应是需要校领导班子集体讨论或决策的重要事项;必须:凡属“三重一大”的事项必须提交“两会”讨论审议;成熟:凡提交“两会”讨论的问题,上会前应进行过充分的调研、协商、征求意见和论证。一般情况下,学校领导就分管的工作,提出需两会审议及决策的议题,特殊情况下(如校领导出差等)也可授权有关职能部门负责人提出,“两办”形成建议议题表送两会主持人最后确定。

三是规范议题材料。两会是高校的权力机构,当然需要严谨和严肃,会议材料不能“五花八门”,而是要“千人一面”,确保议题材料的规范。以北京联合大学办公室为例,以红头文件形式专门下发了《关于进一步规范常委会及校长办公会议题材料报送的通知》,对议题材料所用的纸张、字体字号、页边距、行距等进行了具体规定,要求严格执行,不符合要求的由议题材料报送部门重新修改,从而确保了议题材料的规范。

四是提前印制及分发材料。材料印制及分发是一项看似简单但却要求极细致的工作,对于纸化的办公环境,会议材料较多,且参会人员每人一份,印量较大,许多议题材料还有多个附件,“两办”需要提前将议题材料印足够的份数,并按议题顺序装订好,按参会人员分好份,确保开会时直接发放,以不占用或少占用会议召开时等待材料的时间。对于材料多、需提前思考的复杂的议题,“两办”应在会前至少提前一天将材料送参会领导提前阅知,提前思考,便于提高会议审议材料的效率,也利于会议形成成熟、科学的决议及决策。

二、做好记录是核心:高效严谨地做好会中服务工作

会中服务指会议召开时办公室所做的服务,主要有会场准备、及时通知汇报人到会、材料分发、会议记录等等,但核心服务是做好会议记录。会议记录是由会议组织者指定专人,如实、准确地记录会议的组织情况和会议内容的一种机关应用性文书,它要求真实、全面、完整地反映会议的讨论过程及决议决策。会议记录对于当前工作来说是“依据”,对于后人来说是“文献”。做好会议记录要注意以下几点:

一是要“原汁原味”。参会的领导对每项议题的意见是什么,说的是什么,不能根据个人理解来“换”词、“换”句,要原汁原味,忠实于原意。

二是要详略结合, 以详为主。会议记录也是一件技术性很强的工作,讲话人的语速要快于记录人的笔速,所以记录也要讲究详略得当,以详为主。议题汇报人汇报的内容一般都有会议材料,可以摘要记录,对于在讨论过程中偶尔因各种原因引发的明显与本议题无关的内容可以略去。而对于领导关于议题的意见等内容一定要详记,既要注重会中记录,又要在做好笔录的同时,善于运用心记录, 注重会后补录,以免遗漏重要内容。

三是要特别注意记录每个议题讨论后形成的决议和决策。一般参会人员针对议题每人发表意见,由主持人汇总大家意见,形成综合意见,最后由参会人员表示赞同与否。主持人表达的这种结论性的表述,基本是未来《会议纪要》的主要内容,所以要特别注意记录。

四是要字迹工整,纸面清洁。做好会议记录是“ 文书” 的基本功,“会议记录”是文献性质的重要材料,后人随时都有可能查阅,需要在保证记录准确的同时,还要求字迹工整,纸面清洁,不能模糊、涂抹。

三、编制《会议纪要》并下达督办单:及时做好会后的督办工作

两会结束后,形成的决议决策一般以《会议纪要》的形式来发布,督促相关责任单位落实好决议和决策是高校办公室的一项基本职责,也是“两会”服务的落脚点。一般要抓住以下几个关键点:

一是准确、扼要地编制《会议纪要》。《会议纪要》是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文,是一种法定的公务文书,其撰写与制作属于应用写作和公文处理的范畴,必须遵循应用写作的一般规律,严格按照公文制发处理程序办事,它具有纪实性、概括性和条理性的特点。做好会议纪要是文秘人员基本的能力要求,会议纪要不是会议记录,在内容上,会议纪要只准确表达形成了什么决策和决议,具有高度的概括性;在字面上,字数较少,简明扼要。文秘人员要在日常工作中不断地“修炼”,编制出真实准确、简明扼要的《会议纪要》。

二是创新形式,及时做好两会决议和决策的督促办理。“两办”服务“两会”的落脚点在于促使会议的决议和决策又好又快地落实。一般情况下,《会议纪要》形成后公布,按照分工负责的原则,由责任单位贯彻落实,但在具体工作实践中,经常会出现各部分责任分不清、决议决策得不到及时及高质量落实的现象。解决这一问题,需要办公室创新形式,促进决议决策又好又快落实。比如办公室制作“督办单”,随《会议纪要》一同送达负责落实的责任单位,“督办单”中明确需落实的事项、完成时间、应达到的效果等内容,并要求及时反馈办理情况。配合督办工作,办公室每月刊发《< 会议纪要> 落实情况月报》送领导阅,并在校园办公网上公布,此举将有助于发挥办公室督查督办职能,极大地促进“两会”决议及决策的高质量落实。

三是及时细致地做好“ 两会”材料的归档工作。高校的档案是一所高校历史发展进步的真实记录,对高校办学理念、精神的传承、创新和发展具有重要作用。高校档案同时是高校办学历史和办学实力的有力见证,是广大教职员工在教学、科研、管理、生产等各项活动中留下的宝贵财富。“两会”档案是高校档案的重要组成部分,作用尤其重要。“两会”档案材料主要包括会议讨论及审议的材料、会议记录和会议纪要等,这些材料均应逐件进行分门别类,登记在册,做到有目可查,保管安全。“两会”材料纷繁,为确保归档材料不遗失、归档准确,应做到随办随归,会议材料形成后,检查齐全且符合归档要求的,即要随时归档。

总之,做好“两会”服务是高校办公室的一项重要职责,是保证高校决议、决策又好又快落实、促进学校各项事业健康有序发展的重要保障。办公室相关从业人员应从建立现代大学制度的高度,提升自身管理及服务的专业化水平,把握质量和效率这一标准,把握好会前、会中、会后三个环节中的各个关键点,以高度的责任感和责任心,以严谨认真的工作态度,踏踏实实地做好“两会”服务工作,以高质量的工作效果,更好地服务于学校的改革和发展事业,更好地体现办公室人员以文辅政和参谋助手的能力与水平。

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